Wie sich im Einkauf Einsparungen erzielen lassen

STUTTGART. Im Einkauf liegt der Gewinn − eine alte Kaufmannsweisheit, die gerade jetzt, angesichts der schwachen Konjunktur, wieder besonders bedeutsam ist. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen, die bei Personal, Produktionskapazitäten oder Marktmacht nicht in der ersten Liga spielen, ist der Einkauf ein Hebel zur Kostensenkung von großer Bedeutung.

„Viele Mittelständler unterschätzen, wie viel Potenzial in einer professionell organisierten Beschaffung steckt“, sagt Marcin Fuzik, Einkaufsberater beim Beratungshaus TMG Consultants aus Stuttgart. Wer das strategisch angeht, kann nicht nur Kosten reduzieren, sondern gleichzeitig auch Prozesse verschlanken, Mitarbeiter entlasten und die Qualität steigern.

Zehn bis 15 Prozent der Kosten lassen sich einsparen

Die Beschaffung ist längst mehr als Preisverhandlung und Bestellabwicklung. Es geht vielmehr um eine gut funktionierende, effiziente Schnittstelle zwischen internen Bedarfen und externen Anbietern. Koordiniert werden müssen Lager, Buchhaltung, IT und oft auch das Facility Management. Oftmals entfalten dabei kleine Entscheidungen große Wirkung – wie etwa bei der Beschaffung von Büromaterial oder der Beauftragung von Reinigungsdienstleistungen.

Was das konkret heißt, hat der Münchner Softwareanbieter Tacto untersucht, der sich auf digitale Einkaufslösungen für den Mittelstand spezialisiert hat. Laut einer Branchenanalyse sparen Unternehmen, die ihren Einkauf systematisch professionalisieren, nicht selten zehn bis 15 Prozent der jährlichen Beschaffungskosten ein.

Der erste Hebel liegt im Lieferantenmanagement. Wer seine Lieferanten kennt, regelmäßig bewertet und auch einmal Alternativen testet, verschafft sich Spielräume – beim Preis, den Lieferzeiten und der Qualität.

Gerade bei Dienstleistungen wie der Büroreinigung oder dem Bezug von Hygieneartikeln kann ein Wechsel des Dienstleisters nicht nur Kosten senken, sondern auch das Arbeitsumfeld verbessern – Stichwort Sauberkeit, Wohlfühlfaktor, Gesundheitsschutz.

Digitalisierung wird als größter Hebel zu mehr Effizienz gesehen

TMG-Berater Fuzik sagt: „Wir raten hier zu einer 360-Grad-Analyse, also zu einer umfassenden Betrachtung wirklich aller relevanten Einkaufsprozesse und -strukturen.“ Denn schnell werden bestimmte Bereiche übersehen und ausgeklammert, etwa die Vergabe von Serviceaufträgen.

Ein zweiter Punkt, der bedeutsam wird, wenn eine bestimmte Betriebsgröße überschritten ist, ist die Bündelung von Bedarfen. Teils kaufen verschiedene Abteilungen dieselben Produkte bei unterschiedlichen Anbietern – Kugelschreiber hier, Kopierpapier da, Druckerpatronen wieder woanders. Das kostet nicht nur mehr Geld, sondern auch mehr Zeit. Wer zentrale Standards einführt und Sammelbestellungen organisiert, entlastet nicht nur den Einkauf, sondern auch die Mitarbeiter, die sich nicht mehr selbst um jeden Kleinbedarf kümmern müssen.

Ein dritter, ganz wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Digitalisierung der Beschaffung. Excel-Listen und manuelle Freigaben sind fehleranfällig und bremsen Prozesse. Moderne digitale Tools ermöglichen automatisierte Workflows, übersichtliche Bedarfsplanung und transparente Kostenkontrolle – auch für Unternehmen mit überschaubaren IT-Ressourcen. Laut der Tacto-Analyse sehen 71 Prozent der befragten Mittelständler in der Digitalisierung des Einkaufs den größten Hebel für mehr Effizienz in den nächsten Jahren.

Nachhaltigkeit bei Papier und Reinigungsmitteln leicht umsetzbar

Viertens lohnt sich der Blick auf den Gesamtaufwand für das Beschaffungswesen. Der zunächst preisgünstigste Anbieter ist nicht automatisch die beste Wahl. Wenn beim Putzdienst zum Beispiel ständig Personal wechselt oder die Reinigung mangelhaft ist, entstehen verdeckte Folgekosten: Reklamationen, Frust, Zeitaufwand. Wer Qualität, Zuverlässigkeit und Service mit in die Bewertung einbezieht, fährt am Ende oft besser – und das Betriebsklima profitiert gleich mit.

Nicht zuletzt spielt das Thema Nachhaltigkeit eine zunehmende Rolle, auch wegen der Erwartungen von Beschäftigten und Kunden. Lieferketten müssen heute nicht nur effizient sein, sondern ökologische Aspekte und soziale Standards einhalten. Gerade im Einkauf von Verbrauchsmaterialien wie Reinigungsmitteln oder Papier können schon kleine Umstellungen – etwa auf zertifizierte Produkte oder regionale Anbieter – große Wirkung entfalten.

Und auch hier gilt: Wer das systematisch angeht, punktet nicht nur bei der Belegschaft, sondern auch bei Kunden, Investoren und Behörden.

Mit Beschaffungsdienstleistern sparen

Beschaffungsdienstleister übernehmen für andere Unternehmen gegen Vergütung den Einkauf, Verhandlungen und Logistik für bestimmte Warengruppen oder Services – ganz oder teilweise. Die Auftraggeber profitieren dabei vom speziellen Know-how dieser Dienstleister und ihrer Effizienz.

Zudem werden die eigenen Ressourcen geschont. Teils werden auch die Bedarfe mehrerer Kunden gebündelt im Sinne einer Einkaufsgemeinschaft. Dadurch können meist bessere Preise erzielt werden.

Leitfaden zum Einkauf