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Wie Meetings effizienter gestaltet werden können
Durch Besprechungen wird in Unternehmen viel Arbeitszeit vernichtet, meinen Unternehmensberater. Im Schnitt sitzt jeder deutsche Arbeitnehmer eineinhalb Tage pro Woche in Meetings.
Adobe Stock/Photo Family)Ulm. „Alle sitzen im halb abgedunkelten Raum, der Beamer wirft eine Präsentation an die Wand, einigen Teilnehmern ist anzusehen, dass sie lieber etwas anderes erledigen würden. Wenn dann endlich die Anwesenden einbezogen werden, ziehen sich deren Beiträge wie Kaugummi – und offensichtlich ist kein echter Experte in der Runde vertreten. Am Ende kommen dann Entscheidungen zustande, die für Leute, die sich wirklich auskennen, überhaupt nicht nachvollziehbar sind.“ Diese vielleicht etwas überzeichnete Schilderung einer ineffizienten Arbeitsbesprechung von Business-Coach Peter Klar aus Ulm wirft ein Schlaglicht auf ein altbekanntes Problem: Meetings sind oft Zeitfresser.
Tatsächlich verbringen deutsche Arbeitnehmer im Schnitt bei einer 40-Stunden-Woche etwa 1,5 Tage in Meetings, von denen durchschnittlich 35 Prozent für sie völlig irrelevant sind. Das besagt die Studie „Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen“ des Berliner Beratungshauses Next Work Innovation aus dem Jahr 2022.
Auswahl der Teilnehmer wichtig für die Ergebnisse
Für sinnlose, unnötig zähe und unproduktive Besprechungen gibt es verschiedene Gründe. Erstens mangelt es häufig an klar definierten Zielen und einer angemessenen Vorbereitung. Jede Besprechung sollte einen klaren Zweck haben, betont Nina Stegmann, Geschäftsführerin der Transformationsberatung Stegmann & Company aus Stuttgart. „Sollte der Zweck nicht erkennbar sein, ist in der Regel kein Meeting erforderlich“, erklärt sie und hebt hervor, dass viele Besprechungstermine mit einem besseren Kommunikationsformat wie einem kurzen Status-Update per E-Mail ersetzt werden könnten.
Zweitens beginnt die Effizienz eines Meetings bereits mit der Auswahl der Teilnehmer. Nur diejenigen, die wirklich einen Beitrag leisten können oder die Informationen unbedingt benötigen, sollten eingeladen werden. Eine Studie der gewerkschaftsnahen Hans-Böckler-Stiftung zeigt, dass viele Besprechungen ineffizient sind, weil Teilnehmer ohne Entscheidungsbefugnis oder spezifische Expertise anwesend sind.
Besprechungen im Schnitt länger als eine Stunde
Dritter Punkt ist die strukturierte Agenda. Sie ist eine Hilfe, um die Zeit effektiver zu nutzen, und sollte vorab an alle Teilnehmer verschickt werden, damit sich diese entsprechend vorbereiten können. „Bevor das Meeting stattfinden kann, braucht es eine Struktur“, so Stegmann. Entscheidend sei, die Agenda nicht zu überladen. Weniger Themen tragen zu produktiveren Ergebnissen bei.
Viertens ist das Zeitmanagement ein zentraler Faktor. Eine Begrenzung der Besprechungsdauer und ein fester Zeitrahmen für einzelne Themen verhindern, dass Diskussionen ausufern. Laut der Böckler-Stiftung dauern Besprechungen im Durchschnitt 70 Minuten. Wenn vorab Zeitlimits gesetzt werden, bleibe der Fokus erhalten, und die Teilnehmer können produktiver arbeiten.
Schließlich spielt die Nachbereitung eine wichtige Rolle. Was während des Meetings besprochen wurde, sollte festgehalten und allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Dabei geht es nicht nur um eine reine Dokumentation, sondern um eine klare Zuordnung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines.
Andere Kommunikationswege bringen oft bessere Lösungen
Peter Klar rät: „Schon beim Ende einer Besprechung sollte man sicherstellen, dass alle wissen, was zu tun ist, etwa indem man das auf einem Flipchart zusammenfasst.“ Ohne eine Nacharbeit bestehe die Gefahr, dass wertvolle Erkenntnisse und Entscheidungen im Sand verlaufen.
Ein häufiger Fehler ist, dass Meeting aus Gewohnheit angesetzt werden − obwohl andere Kommunikationswege besser wären. Nicht jedes Thema oder Problem erfordert ein physisches Meeting. Asynchrone Verständigung, etwa über Kollaborationstools im Internet oder ein Chat-System, können in vielen Fällen effizientere Alternativen sein, vor allem, wenn lediglich Informationen weitergegeben werden müssen. Ebenso problematisch ist es, Konflikte während eines Meetings klären zu wollen. Sie sind selten der geeignete Rahmen für emotionale Diskussionen.
Besprechungen mit drei Fragen abkürzen
Drei Fragen können bei der Moderation einer Besprechung viel Zeit sparen. Wenn es Kritik hagelt, hilft „Was würden Sie vorschlagen?“ – denn diese Frage verschiebt den Fokus auf die Suche nach Lösungen. „Was müsste geschehen, damit Sie zustimmen können?“ hilft, bei Konflikten rasch Ansätze für Kompromisse zu finden. „Können Sie damit leben?“ schließlich kann ein Schlüssel sein, um ewige Diskussionen um die vermeintlich optimale Lösung spürbar abzukürzen.
PDF der Uni des Saarlands: Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings
