Wie eingeschliffene Abläufe in Unternehmen verbessert werden können

Nürtingen. „Die ineffizienten Prozesse in unserer Konstruktionsabteilung umzugestalten, und zwar so, dass dies vom bestehenden Team akzeptiert wurde, das war keine leichte Aufgabe“, berichtet Jens Kallfass, Geschäftsführer bei Kallfass Verpackungsmaschinen GmbH aus Nürtingen im Landkreis Esslingen, einem mittelständischen Unternehmen mit 85 Mitarbeitern.

Kallfass produziert seit über 50 Jahren Folienverpackungsmaschinen. Und wie bei vielen anderen Unternehmen lief im Lauf der Zeit in der Praxis so manches unrund, umständlich und unnötig langsam. Um den Betrieb wieder auf Kurs zu bringen, wurde der Interim-Manager Frank Zimmermann ins Boot geholt. Seine Aufgabe: Die Prozessoptimierung in der Konstruktionsabteilung.

„Kundenaufträge konnten nicht termingerecht ausgeliefert werden, und die Innovationsprozesse waren blockiert“, fasst Zimmermann die Ausgangslage zusammen. Über einen Zeitraum von sechs Monaten analysierte er die Abläufe und setzte eine Umstrukturierung in Gang, die sowohl die Liefertermintreue als auch die Innovationsfähigkeit des Unternehmens deutlich verbessert hat.

Unnötige Arbeitsschritte und Fehler sollen eliminiert werden

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass Prozessoptimierung nicht nur in Großunternehmen, sondern gerade auch in kleinen und mittleren Betrieben eine große Rolle spielen kann, um sich im Wettbewerb besser aufzustellen. Es geht darum, betriebliche Abläufe zu verbessern, indem unnötige Arbeitsschritte eliminiert, Fehler reduziert und Ressourcen effizienter genutzt werden. Das Ziel ist es, schneller, fehlerfreier und kostengünstiger zu arbeiten.

Eine Prozessoptimierung bedeutet jedoch nicht, die Mitarbeiter unter Zeitdruck zu setzen, ganz im Gegenteil. „Es geht nicht um Hetze, sondern darum, unnütze Zeitverschwendung wie Suchen und Warten zu vermeiden“, erklärt Jürgen Kurz, Chef des Beratungsunternehmens Büro-Kaizen aus Heidenheim.

Wie können Unternehmen, speziell Handwerksbetriebe, die Prozessoptimierung konkret angehen? Der erste Schritt ist die Analyse. Dabei werden alle aktuellen Arbeitsabläufe erfasst, von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung. Besonders wichtig ist, die tatsächlichen Schwachstellen zu erkennen.

„Viele Betriebe wissen gar nicht, wie viel Zeit für Suchen oder Abstimmungen verloren geht“, so Erwin Fink, Geschäftsführer des Softwareherstellers Artesa, der sich auf Planungslösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert hat. Hier hilft es, den Prozess zu dokumentieren und Engpässe sichtbar zu machen.

Digitale Tools spielen bei Optimierung eine zentrale Rolle

Nach der Analyse folgt der zweite Schritt: Maßnahmen entwickeln, um die Probleme zu beheben. Dies können sowohl technische Lösungen als auch organisatorische Anpassungen sein. Digitale Tools spielen dabei eine zentrale Rolle. „Die Digitalisierung kann Handwerksbetrieben helfen, effizienter zu arbeiten und Fehler zu reduzieren“, betont Fink. Beispielsweise können Arbeitszeiten mit mobilen Apps erfasst oder Materialbestellungen automatisiert werden.

Im dritten Schritt geht es um die Umsetzung der Verbesserungen. Das erfordert die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter und oft auch eine Umstellung der Arbeitsgewohnheiten.

Doch auch das beste System bringt wenig, wenn es nicht von den Mitarbeitern gelebt wird. Deshalb ist es wichtig, dass die Teams geschult und in den Prozess eingebunden werden. „Es ist entscheidend, die Menschen mitzunehmen und die vereinbarten Ziele konsequent zu verfolgen“, betont Zimmermann, der in seiner Rolle als Interim-Manager eng mit den Mitarbeitern bei Kallfass zusammenarbeitete.

Neue Abläufe müssen überwacht und angepasst werden

Der vierte und letzte Schritt ist die Überprüfung und Anpassung. Es reicht nicht, die Prozesse einmal zu optimieren und dann alles laufen zu lassen. Die Abläufe müssen kontinuierlich überwacht und bei Bedarf erneut angepasst werden, um auf neue Herausforderungen reagieren zu können. „Prozesse sind nie fertig. Es gibt immer Raum für Verbesserungen“, sagt Kurz, der mit der Kaizen-Methode arbeitet, die auf stetige kleine Verbesserungen setzt.

Für kleine und mittlere Unternehmen wie Handwerksbetriebe ist die Prozessoptimierung nicht nur ein Weg, Kosten zu sparen und schneller zu arbeiten, sondern auch, die Mitarbeiter zu entlasten. „Wenn alles seinen Platz hat, dann kann es auch sofort gefunden werden“, bringt es Kurz auf den Punkt.

Verschiedene Systeme zur Optimierung

Zu den bekanntesten methodischen Ansätzen für Prozessoptimierung gehört Six Sigma, eine statistisch-analytische Methode, die darauf abzielt, Fehler zu minimieren und Prozesse präzise zu verbessern. Das japanische Konzept Kaizen setzt auf kontinuierliche, schrittweise Verbesserungen, um Effizienz zu steigern. Lean Management legt den Fokus auf die Beseitigung von Verschwendung und die Optimierung des Wertstroms. Ein weiterer Ansatz ist DMAIC, ein strukturierter Prozessverbesserungszyklus in fünf Schritten: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren.

Methodensammlung zur Prozessoptimierung