Visitenkarte und Raum für kreative Ideen

SCHORNDORF. „Der Besprechungsraum ist die Visitenkarte eines Unternehmens“, sagt Andreas Schert, Geschäftsführer bei Büro-Schlang in Schorndorf. Das Unternehmen hat sich auf die Gestaltung und Einrichtung von Konferenz-, Schulungs- und Kreativ-Arbeitsbereichen fokussiert. Trotz der Digitalisierung in Unternehmen und der stark gewachsenen Bedeutung von Homeoffice und mobilem Arbeiten, werden Vor-Ort-Besprechungen und damit auch Meetingräume weiterhin eine große Rollen spielen, ist Schert überzeugt.

Studie: Drei Viertel aller Meetings auch in Zukunft in Präsenz

Auch in Zukunft werden drei von vier Veranstaltungen in Präsenz stattfinden. Das besagt eine aktuelle Studie des auf Bau- und Immobilienthemen spezialisierten Beratungsunternehmens Drees & Sommer aus Stuttgart. Die Studie beruht auf einer Onlinebefragung und ausführlichen Interviews mit 160 Teilnehmern.

Ein weiteres Ergebnis: Die Hälfte der Unternehmen buchen für Meetings auch externen Locations, um ausreichend Abstand zum Tagesgeschäft sicherzustellen, etwa bei Anbietern von Coworking-Flächen.

Externe Teilnehmer werden ohne moderne Technik zu Zuschauern

Dabei dienen Meetingräume nicht mehr nur als Treffpunkt für klassische Sitzungen, bei denen die Teilnehmer lange Zeit an einem ausladenden Tisch Platz nehmen. Sie sind ebenso Zentren der Kreativität, wo man auch mal nur kurz konferiert, gemeinsam Ideen entwickelt und zusammen Planungen vorantreibt. Und regelmäßig sollen heute auch Teilnehmer online mitreden und mitmachen, die Meetings also hybrid möglich sein.

„Konferenzräume sollten heute flexibel gestaltet sein und sowohl für virtuelle, hybride Meetings als auch für Meetings, bei denen alle anwesenden Personen vor Ort sind, geeignet sein“, sagt Florian Vees, beim IT-Systemhaus Bechtle zuständig für die technische Einrichtung von Konferenzräumen. „Doch wenn man sich die Meetingräume vieler Unternehmen anschaut, zeigt sich, dass die oft noch genauso aus wie vor fünf oder zehn Jahren aussehen“, meint der Experte. Ohne die passende technische Ausstattung verschenke man Chancen, weil die externen Mitarbeiter dann oft nur wie Zuschauer dabei seien und sich nicht wirkungsvoll einbringen könnten.

Intuitive Whiteboards fördern die Zusammenarbeit

Nötig sei da ein Umdenken, meint Vees. Passende Tools, wie beispielsweise intuitive Whiteboards, auf denen die Mitarbeitenden schnell Ideen skizzieren können, förderten die interaktive Zusammenarbeit. Mehrere Kameras im Besprechungsraum und intelligente Verfolgung der jeweils Sprechenden könnten dafür sorgen, dass externe Teilnehmer viel stärker ins Geschehen integriert werden. „Die jeweils sprechende Person steht im Fokus, das bringt mehr Dynamik in die Meetings, wirkt natürlicher und schafft darüber hinaus zwischenmenschliche Nähe“, so der Bechtle-Mitarbeiter.

Doch nicht nur die geeignete digitale Technik muss berücksichtigt werden. Auch andere Faktoren zählen. Helle Räume mit großen Fenstern, die den Einblick in die Natur oder die städtische Umgebung ermöglichen, fördern das Wohlbefinden und beleben die Teilnehmer. „Falsche Lichtverhältnisse können innerhalb weniger Minuten zu Ermüdungserscheinungen führen“, sagt auch Holger Heiss vom Büroeinrichter Raumwelten-Heiss in München. Daher sollte die Beleuchtung eine zentrale Rolle bei der Planung einnehmen. Tageslichtlampen können dabei das Licht von außen ergänzen.

Modulare Möblierung ermöglicht unterschiedliche Meetings

Zudem sollte das Raumkonzept variabel sein. Eine modulare Möblierung erlaubt eine schnelle Anpassung an unterschiedliche Meetingformate. Sie unterstützt dynamische Arbeitsprozesse, etwa wenn man gemeinsam an Flipcharts oder Touchscreens arbeitet, und fördert die Kreativität. Bewegliche Trennwände ermöglichen eine leichte Umgestaltung des Raumes, um ihn für Workshops, Brainstorming-Sessions oder Konferenzen anzupassen.

Schließlich spielt die Ergonomie der Möbel eine wichtige Rolle. Wenn Stühle und Tische eine gesunde Körperhaltung unterstützen, hilft dies enorm bei der Konzentration − wenn Meetings einmal länger dauern.

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft hat Richtlinien zur Gestaltung von Kommunikationsbereichen im Büro veröffentlicht