Motivation geht bei Arbeitnehmern durch den Magen

Stuttgart. Die R+S-Group, ein mittelständisches Unternehmen aus der Gebäudetechnik und dem Anlagenbau, setzt bei der Mitarbeiterverpflegung am Stammsitz im hessischen Fulda auf Automatisierung. „Mit zwei Automaten werden bei uns nun täglich die Mitarbeitenden und auch unsere Besucher mit frischen Menüs versorgt – und das flexibel zu jeder gewünschten Zeit“, erklärt Ralph Burkhardt, Gründer der Gruppe und heute Chef des Nokera-Konzerns, der R+S im Sommer 2023 übernommen hat, auf der Webseite des Dienstleisters „Mr. Lunch.“ Das Unternehmen aus dem Fuldaer Nachbarort Eichenzell hat die Alternative zur Kantine entwickelt und betreibt nach eigenen Angaben derzeit 159 Automaten in Deutschland.

In den vergangenen Jahren sind Angebote für die Mitarbeiterverpflegung deutlich größer geworden. Die klassische Kantine ist längst nicht mehr der einzige Weg, um die eigene Belegschaft mit Speisen und Getränken zu versorgen. Automaten für diesen Zweck gibt es zwar schon seit langem, doch immer mehr Anbieter rüsten ihre Geräte und ihren Service auf. So setzt Mr. Lunch auf geschlossene Systeme, die vorgekochte Gerichte auf Wunsch automatisch erwärmen.

Digitalisierung ermöglicht Fernüberwachungs von Automaten

Zugleich soll das Essen nachhaltig sein, weil das für viele potenzielle Nutzer heute wichtig ist. „Deshalb bieten wir ausschließlich plastikfreie Verpackungen aus Zuckerrohr und Zellulose an“, sagt der Geschäftsführer von Freshfood24, der Firma hinter Mr. Lunch, Florjan Kamberi. Außerdem r beteilige man sich an Foodsharing-Projekten und arbeite eng mit örtlichen Tafeln zusammen, damit möglichst nichts weggeworfen werden muss. „Unsere Algorithmen erstellen personalisierte Speisepläne basierend auf Echtzeitdaten und Beliebtheit der Gerichte, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden“, so der Automaten-Anbieter. Andere Anbieter, welche die Automaten-Idee möglichst zeitgemäß und angepasst an aktuell Trends umsetzen, sind beispielsweise Foodji aus München, Frydge aus Köln sowie Eurekantine aus Frankfurt am Main.

Generell macht moderne IT-Technik das Handling von Verpflegungsautomaten einfacher und effizienter. „Dies ermöglicht eine bessere Automatensteuerung und Fernüberwachung bis hin zur direkten Anbindung an Warenwirtschaftssysteme samt Koordinierung des Wartungspersonals und von Marketingmaßnahmen“, erklärt beispielsweise Ulli Engel, Geschäftsführer von Automaten-Service Engeltec aus Sachsenheim bei Ludwigsburg.

Apps dienen als digitale Essensmarken

Doch statt mit Automaten können Arbeitgeber auch durch den Einsatz von Gutscheinsystemen die Verpflegung ihres Personals unterstützen. Diese ermöglichen es Arbeitnehmern, ihre Mahlzeiten bei einer Vielzahl von Partnerrestaurants oder -geschäften einzunehmen – was je nach Betriebsstandort eine große Auswahl ermöglicht, bei geringem Aufwand für den Arbeitgeber. Die Dienstleister Edenred und Pluxee etwa setzen dabei auch noch auf simple Papiergutscheine oder Essensmarken. Die sind vielleicht nicht hipp, aber vom Handling her unkompliziert.

Technisch raffinierter, noch flexibler und meist auch effizienter sind Verpflegungskonzepte, die auf speziell programmierten Smartphone-Apps aufsetzen. Manche sprechen dabei auch von digitalen Essensmarken. Dadurch der administrative Aufwand für den Arbeitgeber stark erleichtert, da der Verpflegungszuschuss in jedem beliebigen Restaurant, Imbiss oder Supermarkt genutzt werden kann.

Selbst Beschäftigte im Homeoffice haben so die Möglichkeit, kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten zu erhalten. Meist müssen dabei die Kassenbelege für die Abrechnung eingescannt werden.

Kosten und Verwaltungsaufwand bei Einführung und Betrieb

Trotz der Vorteile, die moderne Verpflegungssysteme bieten, gibt es Fallstricke, die Arbeitgeber berücksichtigen müssen. Die Einführung neuer Systeme kann mit erheblichen Anfangsinvestitionen und laufenden Betriebskosten verbunden sein.

Zudem erfordert die Verwaltung der Systeme einen gewissen Verwaltungsaufwand, insbesondere um die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherzustellen. Vor einer Entscheidung für ein bestimmtes System sollten Arbeitgeber daher stets ein detaillierten Kostenvergleich für verschiedenen Optionen anstellen.

Arbeitgeberzuschüsse zum Essen steuerbegünstigt

Wenn Arbeitgeber die Verpflegung von Mitarbeiter bezuschussen ist dies freiwillige soziale Zusatzleistung. Steuerlich betrachte, sind dabei zwei Elemente zu unterscheiden: der amtliche Sachbezugswert und der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss. Ersterer liegt 2024 bei 4,13 Euro und muss, wenn er vom Arbeitgeber übernommen wird, von diesem pauschal mit 25 Prozent besteuert werden. Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss liegt derzeit bei 3,10 Euro je Mahlzeit. Maximal können Firmen des Essen steuerbegünstigt also mit 7,23 Euro fördern.