Das papierlose Büro ist in der Wirtschaft noch eher selten

Stuttgart. In immer mehr Unternehmen verschwindet das Papier. Eine neue Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt: 15 Prozent der deutschen Firmen arbeiten komplett ohne Papier – fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren.

Aber gerade kleine und mittlere Unternehmen tun sich noch schwer. 38 Prozent der Unternehmen bearbeiten nach wie vor rund die Hälfte ihrer Prozesse auf Papier, bei sechs Prozent sind es sogar fast alle Aufgaben. Grund dafür sind häufig hohe Investitionskosten und fehlendes qualifiziertes Personal.

Arbeitsabläufe bei der Digitalisierung anpassen

Wer sein Büro digitalisieren möchte, sollte Fallstricke vermeiden. Ein häufiger Fehler: der Mangel an klaren Prozessen. Oft werden analoge Abläufe digitalisiert, ohne sie zu überdenken. Das führt dazu, dass ineffiziente Arbeitsweisen erhalten bleiben. Ein zweiter Stolperstein ist die fehlende Einbindung der Mitarbeiter. „Mitarbeiter und Führungsebene müssen für die digitalen Abläufe offen sein und diese auch im Alltag umsetzten“, sagt Bernd Mannsperger, Geschäftsführer beim Stuttgarter Planungs- und Beratungsunternehmen Büroform. Ein neues System ist nur so gut wie die Akzeptanz derjenigen, die es nutzen. Schulungen und klare Kommunikation sind entscheidend.

Datensicherheit wird oft vernachlässigt

Ein dritter Punkt: Datenschutz und Datensicherheit werden oft vernachlässigt. Während die Akten im abgeschlossenen Schrank bleiben, können digitale Daten leicht verloren gehen oder gehackt werden. Hier gilt es, die richtigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.

Obwohl Digitalisierung im Büro klare Vorteile bietet – von ortsunabhängigem Arbeiten bis hin zu effizienteren Prozessen – bleibt die Herausforderung groß. Fehlende Fachkräfte, hohe Kosten und Sicherheitsbedenken bremsen viele Firmen. Doch wer die Hürden meistert, hat am Ende nicht nur weniger Papier, sondern auch ein moderneres Unternehmen.