Landkreis hilft Rathäusern bei der Digitalisierung

Tuttlingen. Multiplikatorin und Netzwerkerin für mehr Digitalisierung – so könnte ein Teil der Arbeitsplatzbeschreibung von Silvana Tesoniero lauten. Die E-Government-Koordinatorin im Kreis Tuttlingen hat sich aufgemacht, die 35 Kommunen dabei zu unterstützen, digitaler zu werden – sowohl innerhalb der Verwaltung als auch nach außen in der Kommunikation mit dem Bürger.

Bei einem ersten Arbeitstreffen vor wenigen Tagen wurde deutlich, dass der Grad der Digitalisierung in den einzelnen Orten recht unterschiedlich ist. Das dürfte nicht nur auf den Kreis Tuttlingen zutreffen, sondern auf ziemlich viele Kreise in Baden-Württemberg.

Beim Auftakttreffen wurden erste Ziele formuliert

Es scheint wie ein großer Berg zu sein, der abgearbeitet werden muss: digitales Prozessmanagement, elektronische Akte, digitaler Posteingang und nicht zuletzt auch der berühmte digitale Antrag, den der Bürger online ausfüllen kann und der vor allem auf Seiten der Verwaltung digital weiterverarbeitet werden können soll. All diese Aufgaben und deren Umsetzung bearbeiten solche Koordinatoren wie Silvana Tesoniero.

Sie gibt es in beinahe allen Landkreisen und sind Folge einer Vereinbarung zwischen dem Land und den Kommunen, um die digitale Verwaltung auf Ebene der Kommunen voranzubringen (siehe Kasten). „Bei unserem Auftakttreffen mit den Kommunen ging es vor allem darum, erste Ziele zu formulieren und Projektgruppen für die wichtigen Kernthemen zu bilden“, so die Expertin.

Kommunen wollen mehr interkommunale Zusammenarbeit

Schnell wurde sichtbar, was die Kommunen wollen: Nämlich mehr interkommunale Zusammenarbeit. „Die Kommunen wollen weg von den Insellösungen“, betont Tesoniero, weg also von der bislang sehr heterogenen Landschaft bei der Software. Das wäre vor allem für die etlichen sehr kleinen Orte im Kreis Tuttlingen, die oftmals über gar kein eigenes IT-Personal verfügen, von großem Vorteil. „Jedes Tool, das man einkauft, birgt eben Schulungspotenzial“, weiß die E-Government-Koordinatorin, vor allem dann, wenn das Programm in keiner anderen Kommune verwendet wird.

Wie groß die Spannweite der Digitalisierung ist, zeigt das Beispiel Dokumentenmanagementsystem (DMS): Ein DMS ist in Baden-Württemberg in vielen Kommunen bereits in Verwendung und sorgt dafür, dass der digitale Arbeitsablauf überhaupt ins Laufen kommen kann. „Wir haben im Kreis Tuttlingen Kommunen, die sind da sehr weit, andere überlegen noch, welches DMS sie einführen“, sagt Tesoniero.

Wer sich in dieser Frage zu entscheiden hat, wird im Wesentlichen zwischen zwei marktbeherrschenden Systemen entscheiden. Deshalb wurden beim Auftakttreffen zwei Projektgruppen zu diesem Thema gebildet. So können sich die Kommunen der für sie passenden Gruppe anschließen. Ziel sei nicht, dass alle das gleiche DMS nutzen. „Aber bei denen, die neu einführen, können wir versuchen zu erreichen, dass es einheitlicher wird“.

Die Digitalisierung wird niemals abgeschlossen sein

Für Silvana Tesoniero ist klar, dass Digitalisierung mehr Chancen als Risiken bietet. „In der Verwaltung werden die Arbeitsabläufe dadurch effizienter und flexibler.“ Das sei mit Blick auf die größer werdenden Möglichkeiten, im Homeoffice zu arbeiten, ein wichtiger Punkt. Auf der anderen Seite müssten die Bürger eben seltener in die Rathäuser und Bürgerbüros kommen.

Gleichzeitig gebe es auf Seiten der Verwaltung Einschränkungen bei den personellen und finanziellen Ressourcen. Und: gerade in kleineren Kommunen fehle es oft an Wissen, beispielsweise in den Bereichen Informationssicherheit oder Datenschutz. Die E-Government-Koordinatorin ist auch angetreten, beim Beheben dieser Defizite mitzuhelfen.

Klar ist für die Mitarbeiterin im Kreis Tuttlingen auch, dass die Digitalisierung niemals abgeschlossen sein wird. Das liegt naturgemäß auch den technischen Entwicklungsmöglichkeiten und den daraus resultierenden Anwendungen. „Diese Zahl wird noch weiter wachsen“, glaubt Silvana Tesoniero.

Meilensteine aber wird es geben: zum Beispiel, wenn alle Anträge digital funktionieren. Und: Es kündigt sich die nächste Revolution schon an: sie nennt sich Künstliche Intelligenz und hat – noch vorsichtig und erst in Ansätzen – auch schon Einzug gehalten in die Welt der Verwaltung.

Das Onlinezugangsgesetz

Grundlage der Vereinbarung zwischen dem Land und den Kommunen mit Blick auf die Digitalisierung ist das Onlinezugangsgesetz (OZG), das im Jahr 2017 vom Bund erlassen wurde. In der Vereinbarung sollten die beim Land und den Kommunen verfügbaren Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch online angeboten werden – eine der Kernforderungen des OZG. Jede Verwaltungsleistung muss demnach unabhängig von Ort und Zeit barriere- und medienbruchfrei nutzbar sein. Doch dieses Ziel ist bislang nicht annähernd erreicht worden.