Wie Kommunen komplexe Sachverhalte verständlich kommunizieren

STUTTGART. Als Stadtverwaltung und Behörde steht man immer wieder vor den Herausforderungen, komplexe Themen verständlich und greifbar zu erklären. Das ist oft gar nicht so einfach. Manchmal stellen einen die eigenen Kollegen vor Herausforderungen, zum Beispiel wenn das Bauamt von „raumübergreifendem Großgrün“ schreibt und damit ein Baum gemeint ist. An anderer Stelle kann es um demokratische Prozesse, Bauprojekte oder Corona-Impfungen gehen. Es bleibt immer die gleiche Frage: „Wie breche ich das Ganze sinnvoll und verständlich herunter, damit es meine Zielgruppe besser verstehen kann?“

Die folgenden Überlegungen können Ihnen dabei helfen:

Schritt 1: Wer ist meine Zielgruppe?

In jedem persönlichen Gespräch passen Sie automatisch die Sprache an Ihr Gegenüber an. Sie verändern das Sprachniveau, den Einsatz von Fremdwörtern und vielleicht sogar die Argumente, die Sie anführen, um eine persönliche Relevanz für den Zuhörer herzustellen. Das gleiche sollten Sie auch in jedem einzelnen Social-Media-Beitrag tun. Wer sitzt Ihnen gerade gegenüber? Wie detailliert ist Ihr Bild von dieser Person? Je lebhafter, desto besser.

Schritt 2: Welches Vorwissen ist vorhanden?

Welches Wissen hat die Person bereits zum Thema? Kann man davon ausgehen, dass der bisherige Wissensstand vollständig oder korrekt ist? An welchem Punkt können wir anknüpfen? Für viele Themen ist es sinnvoll, das Ganze in einen passenden Kontext einzubetten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fassen Sie lieber die wichtigsten Punkte oder bisherigen Geschehnisse noch einmal kurz sinnvoll zusammen. Gerne können Sie auch auf weiterführende Informationen auf Website oder anderen Kanälen, beziehungsweise Beiträgen verweisen.

Schritt 3: Welches Sprachniveau ist angemessen?

Je nach Thema kann es sein, dass Sie ein sehr kleines Fachpublikum adressiere oder eine heterogene Masse. Daher sollten Sie sich immer gut überlegen, welche Fachwörter und Begriffe Sie verwenden oder auch wie komplex die Struktur ihrer Sätze ist. Je komplexer der Sachverhalt, desto kürzer sollten die Sätze sein. Verben beleben Ihre Sprache. Versuchen Sie Substantive mit Endungen auf -ung, -keit, -ät, -ion oder -ismus zu vermeiden.

Immer wieder bekomme ich zu hören, dass man bestimmte Dinge auf die ein oder andere Weise schreiben MUSS, weil sie nur so fachlich korrekt sind. Das Problem dabei ist jedoch, dass man damit unter Umständen 90 Prozent der Leser ausschließt, weil diese keine Verwaltungsfachleute oder Spezialisten sind.

Wenn Sie Fachbegriffe verwenden müssen, erklären Sie diese zumindest einmal. Falls es einen guten umgangssprachlichen Begriff gibt, werden Sie deutlich besser verstanden, wenn Sie diese auch aktiv einsetzen. Sagen Sie „Drehkreuz“ statt „Personenvereinzelungsanlage“. Ihre Leser werden es Ihnen danken.

„Jeder intelligente Narr kann Dinge größer und komplexer machen. Es braucht ein Stück Genialität – und jede Menge Mut -, sich in die entgegengesetzte Richtung zu bewegen“, sagte Albert Einstein.

Schritt 4: Was ist der rote Faden?

Achten Sie darauf, dass Ihre Inhalte logisch strukturiert sind und sinnvoll aufeinander aufbauen. Ein gutes Beispiel dafür sind Prozesse und Anleitungen. Hier kann schon das Fehlen eines Zwischenschrittes beim Anwender zu Verwirrung führen.

Dabei unterliegen wir alle dem „Fluch des Wissens“: Wir kennen alle notwendigen Informationen und haben die Schritte vielleicht schon hunderte Male ausgeführt. So kann man schnell mal übersehen, welches Wissen einem Außenstehenden unter Umständen fehlt. Holen Sie sich ein ehrliches Feedback von Kollegen aus anderen Bereichen und überprüfen Sie so, wie verständlich Ihre Beschreibung wirklich war.

Schritt 5: Was ist der Mehrwert für meine Zielgruppe?

Überlegen Sie immer genau, welche Aspekte oder Argumente für Ihre jeweilige Zielgruppe besonders relevant sind. Je konkreter und persönlicher Sie Ihre Ansprache wählen, desto eher werden Sie die Personen auch davon überzeugen, dass es ihre Zeit und Mühe wert ist, sich mit dem angebotenen Inhalt auseinander zu setzen, statt einfach zum nächsten Katzen-Video weiter zu scrollen.

Schritt 6: Welcher Bilder entstehen im Kopf?

Versuchen Sie, wann immer es Ihnen möglich ist, praktische Beispiele anzuführen, Metaphern zu verwenden oder bildhafte Vergleiche heranzuziehen. Infografiken können dabei zusätzlich unterstützen. Die visuelle Verarbeitung im Gehirn ist bei uns Menschen besonders ausgeprägt und hilft uns, komplexe Informationen schneller einzuordnen. Wir erinnern Bilder und visuelle Reize auch deutlich besser, als rein textliche Informationen.

Ein Praxisbeispiel aus jüngster Vergangenheit ist die Erklärung von Gerald Loacker. Anhand von Kühen und Zebras erklärt er die Verhältnisse der Krankenhausfälle bei Geimpften und Ungeimpften.

Auch in Videos lassen sich Visualisierungen wunderbar nutzen, wie ZDF heute in diesem Reel zeigt: https://www.instagram.com/reel/CWvrVD5DtPG/?utm_medium=copy_link

Einfache und gut aufbereitete Infografiken finden sich auch auf dem Account von @monitor.wdr auf Instagram. Komplexere Grafiken finden Sie auf @morgenpost.infografik

Es ist sicherlich keine einfache Aufgabe, Themen so aufzubereiten. Aber es zahlt sich langfristig aus, sich dieser Herausforderung zu stellen und so Mehrwert zu bieten.