Klare Regeln für den Umgang mit der E-Mail-Flut machen die Arbeit effizienter

STUTTGART. Die E-Mail ist schon mehrfach totgesagt worden als Kommunikationskanal, doch ist sie beliebter denn je und aus den Büros derzeit nicht wegzudenken. Aktuell ist die E-Mail-Flut nochmals erheblich angewachsen.

Durchschnittlich 42 Mails gehen täglich in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein. Vor zwei Jahren waren es noch 26 Mails, 2018 nur 21 Mails und 2014 lediglich 18 Mails. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung im Auftrag des IT-Verbands Bitkom unter knapp 500 berufstätigen Internetnutzern in Deutschland.

Um angesichts dieser Entwicklung ein effizientes Büromanagement sicherzustellen, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern Tipps und Regeln für mehr Effizienz an die Hand geben.

Feste Zeiten für Lesen und Beantworten einplanen

Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Büro-Kaizen, einem Beratungsunternehmen mit den Schwerpunkten Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung aus Nattheim bei Heidenheim, rät beispielsweise zunächst mal alle nicht mehr tatsächlich benötigten E-Mail-Newsletter abzubestellen.

Ferner sei es ratsam, nicht ständig den Posteingang zu checken oder gar per Benachrichtigung auf jede einzelne neue E-Mail hingewiesen zu werden. „Es hat sich stattdessen bewährt, in der Tagesplanung feste Zeiten für die Abfrage und die Beantwortung von E-Mails einzuplanen“, rät Kurz.

Weiterhin sei es empfehlenswert, selbst möglichst wenige E-Mails zu versenden – weil typischerweise jede versendete Nachricht automatisch eine Antwortnachricht nach sich zieht. Statt langer E-Mail-Wechsel sei vielfach der Griff zum Telefon die bessere Entscheidung. „Oft können Fragen in einem Telefonat viel schneller und unkompliziert ohne E-Mail-Ping-Pong gelöst werden“, erklärt der Berater.

Berater empfiehlt, CC-Mails nicht mehr zu lesen

Eine weitere einfache, aber wirksame Regel sei, dass man E-Mails, bei denen man lediglich CC-Adressat ist, einfach gar nicht mehr liest. Kurz rät, dies zum Standard im Betrieb zu machen. „Das reduziert die Anzahl der E-Mails, die nur zur Information dienen, aber im Berufsalltag keinen Mehrwert bringen“, so Kurz. Nachrichten, die wirklich von Bedeutung sind, seien normalerweise direkt adressiert.