Das papierlose Büro spart Zeit und Geld

NATTHEIM . „Es gibt heute für nahezu alle Unternehmensbereiche Digitalisierungslösungen“, sagt Jürgen Kurz vom Beratungsunternehmen Büro-Kaizen in Nattheim im Landkreis Heidenheim, „das reicht von digitalen Meetingräumen und digitalen Whiteboards über Online-Werkzeuge zum papierlosen Planen von Terminen, Aufgaben und Dienstleistungen bis hin zu digitalen Projektplanungs-Tools. Auch die Zeiterfassung, Zugriffsverwaltung und Ressourcenplanung sind oft digital. Technisch gesehen ist das papierlose Büro heute also machbar. Immerhin zwölf Prozent aller Unternehmen haben es bereits realisiert. Das zeigt eine repräsentative Studie des IT-Verbands Bitkom. Bei weiteren 28 Prozent spielen Papierdokumente nur noch eine untergeordnete Rolle.

Kleine Unternehmen sind bei der Digitalisierung hinterher

Ganz am anderen Ende des Spektrums finden sich noch fünf Prozent von Unternehmen, die ausschließlich papierbasiert arbeiten. Befragt wurden allerdings nur Betriebe mit mindestens 20 Beschäftigten. Generell zeigt die Befragung: Je größer ein Unternehmen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass es in der Digitalisierung weit fortgeschritten ist. Je kleiner der Betrieb, desto eher sehen sich die Verantwortlichen im Hintertreffen, was die digitale Transformation der Verwaltungsanläufe angeht.

Die möglichen Vorteile einer rein digitalen Verwaltung liegen auf der Hand: Kostensenkungen. „Es gibt Statistiken, wonach sich die Kostenersparnis durch ein vollständig papierloses Büro, unter anderem bezüglich Papierkosten, Druckkosten, Kosten für aufwändigere Ablage, Bearbeitung und Suche bei Papierakten, auf fast 13 000 Euro pro Büromitarbeiter im Jahr beläuft“, sagt Kurz. Damit verbunden sind entsprechende Umweltschutzaspekte, weil die Papierherstellung ressourcenintensiv ist. Als weitere Vorteile gelten die räumliche Flexibilisierung der Arbeit, verbesserte Kommunikation und – im Idealfall – höhere Motivation.

Doch ein Selbstläufer ist die Digitalisierung trotz Effizienzverbesserungen im Büro selbst bei den heutigen technischen Möglichkeiten nicht. „Analoges Arbeiten irgendwie zu digitalisieren, reicht nicht aus“, erklärt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. Es gehe vielmehr darum, die Unternehmensabläufe aus digitaler Perspektive sehr grundsätzlich zu überprüfen und zu optimieren. Wolfgang Schächtl Geschäftsführer beim auf digitales Dokumentenmanagement spezialisierten Beratungshaus Optimal Systems in Stuttgart stellt klar: „Damit die Digitalisierung im Büro gelingt und ein Betrieb erfolgreich papierlos oder zumindest papierarm arbeiten kann, muss er sowohl die nötigen technischen als auch die nötigen menschliche Voraussetzungen erfüllen.“

Das bedeutet: Die Vorteile eines papierlosen Büros müssen den betroffenen Mitarbeitern vermittelt werden. „Der mit der Umstellung verbundene Mehraufwand und die mit der Neuerung verbundene Verunsicherung müssen sich mental lohnen, sonst kann die Umstellung auf dem Weg verhungern.“

Schächtl empfiehlt ein schrittweises Vorgehen bei der digitalen Transformation der betrieblichen Verwaltung. Am Anfang steht die Analyse des Ist-Zustands: Wie sehen derzeit die Prozesse aus? Welche davon sind noch papierbasiert? „Man sollte am besten im Team diskutieren, welche Abläufe besonders lang dauern und welche sehr fehleranfällig sind, wie hoch der Papierverbrauch bei gewissen Prozessen und wie zufrieden die Beteiligten sind“, rät der Experte.

Mitarbeiter mitnehmen und auf das papierlose Büro vorbereiten

Auf diese Weise wird klar, welche Schwerpunkte bei der Transformation zu setzen sind und welche Verbesserungen man im Zuge der Umstellung erreichen will. Darauf aufbauend erfolgt dann die Auswahl der nötigen Software sowie die Planung der Umstellung sowie der neuen Prozesse. Auch die rückwirkende Digitalisierung von Papierdokumenten, indem man sie einscannt, kann hier berücksichtigt werden.

„Wichtig sind dann Information und Training der Mitarbeiter“, so Schächtl. Wenn man sich für eine bestimmte IT-Umgebung entschieden hat, gelte es, die Mitarbeiter auf die neue, papierlose Arbeitsumgebung vorzubereiten. Nur durch Informationsveranstaltungen und Schulungen lasse sich sicherstellen, dass alle Betroffenen wissen, wie sie die neue Technologie und Software verwenden können und was ihnen das papierlose Arbeiten bringt.

Dann könne man sich an die Einführung und Umsetzung machen. Schächtl rät zu einer Implementierung mit laufenden Feedback-Schleifen und Anpassungen, wo nötig. Es gehe nicht darum, dass die Planung auf Biegen und Brechen realisiert wird, sondern darum, dass sich Effizienz und Produktivität verbessern.