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Was man gegen unproduktive Besprechungen tun kann
Unproduktive Meetings rauben wertvolle Zeit. Dabei lassen sich diese mit ein paar Tricks vermeiden.
dpa-tmn | Christin Klose)GIENGEN. Was viele Berater aus der Praxis kennen, belegt nun eine Onlinebefragung von Büro-Kaizen in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule in Leipzig. Demnach ist eine Überbelastung im Job und die damit einhergehende Frustration unter Bürobeschäftigten weit verbreitet. 84 Prozent der Befragten gaben an, sie hätten manchmal das Gefühl, viel gearbeitet zu haben, doch das sei immer noch nicht genug.
Dabei sind die Mitarbeiter meist motiviert und fleißig, schaffen aber dennoch nicht alle Aufgaben. Dies liegt indes weder an den Mitarbeitern noch an den Aufgaben – der Schlüssel liegt vielmehr in der Arbeitseffizienz.
Und die ist in fast jedem Unternehmen ausbaufähig, sei es durch Verschlankung von Prozessen oder durch Förderung der Fähigkeit der Mitarbeiter, Prioritäten richtig zu setzen.
Unproduktive Besprechungen
Einer der größten Effizienzfresser und eine beständige Quelle für Frust sind erfahrungsgemäß langwierige, unproduktive Besprechungen. Zwar ist der Austausch zwischen Kollegen wichtig, fraglich ist aber, ob es wirklich nötig ist, dass ein Büromitarbeiter im Schnitt 1,4 Stunden pro Tag in diversen Meetings verbringt.
Besonders nervig: langatmige Redebeiträge mit geringem bis komplett fehlendem Neuigkeitswert, die gar nichts zur Problemlösung beitragen. Ein bewährtes Mittel, um dem entgegenzuwirken, ist der Einsatz einer Sanduhr bei Sprechbeiträgen. Auf diese Weise hat jeder seine Redezeit klar im Blick und muss rechtzeitig zum Punkt kommen. Besprechungen können außerdem auch im Stehen stattfinden – ein Ausgleich zum ständigen Sitzen und ein wirksames Mittel zur Zeitersparnis und für mehr Dynamik im Meeting.
Was selbstverständlich scheint, es jedoch oft nicht ist: Jemand sollte zuständig gemacht werden für das Einladen zum Meeting und die Vorbereitung des Raums. Auch eine Tagesordnung als Gerüst der Besprechung steigert die Effizienz meist beträchtlich. Da die meisten im Zuge von Besprechungen formulierten Ziele nicht umgesetzt werden, ist es auch sehr ratsam, wenn jemand als Gedächtnisstütze ein Protokoll der Sitzung führt.
Über den Autor
Jürgen Kurz ist geschäftsführender Gesellschafter des Beratungsunternehmens Büro-Kaizen in Giengen an der Brenz. In der Staatsanzeiger-Serie „Effizienz im Büro“ gibt er Tipps, wie sich der Büroalltag besser gestalten lässt.