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System für Dokumentenablage: Wer Ordnung hält, spart viel Zeit beim Suchen
Zu viele Unterlagen auf dem Schreibtisch sorgen für Ablenkung.
dpa/ imageBROKER | Jochen Tack)GIENGEN. Fast eine geschlagene Stunde, genauer gesagt 55 Minuten am Tag, sind Büroangestellte gemäß einer Onlinestudie des Beratungshauses Büro-Kaizen und der AKAD-Hochschule in Leipzig zum Thema Arbeitseffizienz allein auf der Suche nach Dateien auf dem PC. Darüber hinaus flattern weiterhin etliche gedruckte Dokumente auf Papier ins und durchs Büro, beispielsweise noch immer Faxe sowie Briefpost, Ausdrucke eigener Word-Dateien, Notizzettel, Bewerbermappen, Rechnungen, Lieferscheine und, und, und … Die damit regelmäßig verbundene Sucherei steht der Effizienz ganz klar im Weg.
Da heißt es einfach einmal: Klar Schiff machen! So kann man sofort die positive Wirkung der Ordnung und Organisation im Büroalltag spüren. Die Zettelwirtschaft verschwindet am besten elegant in einem Mappen-System, bei dem man die digitale Welt mit der Papierwelt abgleicht. Hierfür werden die Mappen genauso benannt wie die Ordner auf dem Bildschirm-Desktop.
Schreibtisch frei von Unterlagen
Ziel ist dabei, dass der Schreibtisch komplett von Unterlagen frei wird. Das Wichtigste aber ist die positive Auswirkung auf die Arbeit. An so einem leeren Schreibtisch gibt es keinerlei Ablenkung vom Wesentlichen, die Achtsamkeit auf das, was man gerade tut, ist maximal, und die Konzentration ist gesteigert.
Je mehr Mitarbeiter gemeinsam im Büro tätig sind, desto kniffliger wird es allerdings, diese Ordnung aufrechtzuerhalten. Da schleichen sich, ähnlich wie in einer WG-Küche, gern mal hier und da Schlampereien ein, denn jeder hat seine Macken. In diesem Fall bedarf es klarer Spielregeln für die Ablage. Solche Regeln gibt es zwar in beachtlichen 72 Prozent der Unternehmen, doch nur 27 Prozent aller Unternehmen halten sich konsequent daran.
Das ideale Ablagesystem ist so einfach strukturiert, dass es auch für einen Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung leicht verständlich und anwendbar ist. Kann der Kollege nach dem vorgegebenen System Unterlagen nicht binnen einer Minute finden, besteht noch Verbesserungspotenzial. Falls das klappt: perfekt, tschüss Suchen, hallo Effizienz!
Über den Autor
Jürgen Kurz ist geschäftsführender Gesellschafter des Beratungsunternehmens Büro-Kaizen in Giengen an der Brenz. In der Staatsanzeiger-Serie „Effizienz im Büro“ gibt er Tipps, wie sich der Büroalltag besser gestalten lässt.
