Erfolgreiche interne Kommunikation: Mitarbeitende richtig informieren und einbinden

Stuttgart. Man stelle sich vor, Sie lesen in der Zeitung, dass Ihre Behörde in den kommenden Jahren bis zu zehn Prozent an Personalkosten einsparen muss und Sie selbst wussten vorher nichts davon. Oder: Wenn die Chefs einer Behörde bei Energieeinsparmaßnahmen vergessen, ihre Mitarbeiter rechtzeitig vorab darüber zu informieren, was das konkret heißt und dass beispielsweise in den kommenden Tagen der Fahrstuhl nicht verfügbar ist.

„Kommunikation spielt bei komplexen Prozessen eine wichtige Rolle. Dabei ist es besonders wichtig, jeden einzelnen Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und so die Brücke zwischen Prozess und Mensch zu schlagen“, sagt Martina Guizetti, Diplom-Verwaltungswirtin und Pressesprecherin beim Landratsamt Tübingen, am Dienstag in einem Webinar der Staatsanzeiger-Akademie unter dem Titel „Interne Kommunikation – Nehmen Sie Mitarbeitende richtig mit“.

Kommunikation spielt ihrer Ansicht nach intern und extern eine große Rolle. Doch was verbindet man eigentlich mit Kommunikation? Intranet? Flurfunk? Mittagessen in der Kantine oder Abteilungsbesprechung? Jeder verbindet etwas anderes damit, doch alle Kanäle sind wichtig, um möglichst alle Mitarbeiter mitzunehmen, so Guizetti.

Kommunikation muss immer von beiden Seiten möglich sein

Das Wichtigste dabei: Kommunikation darf nie nur einseitig von oben nach unten oder andersherum geführt werden und es braucht überall Feedbackmöglichkeiten. „Wenn man nicht richtig oder gut genug informiert ist, entsteht Unruhe und man lässt Raum für Interpretationen und Vermutungen“, sagt Guizetti.

Zugleich entsteht Misstrauen und das wiederum ist nicht gut für den internen Umgang untereinander und stärkt auch nicht die Arbeitgebermarke nach außen. „Interne Kommunikation kennzeichnet eine Führungsfunktion, die mithilfe von Kommunikations- und Verhaltensmanagement ihre Organisation unterstützt“, sagt die Expertin.

Diese müssten dann auf allen Ebenen erfolgen und als Kultur im Haus vorgelebt werden. Nur so entstehe auch Vertrauen und Ehrlichkeit. „Wenn man selbst im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit tätig ist, kennt man diese Prozesse und sollte dann auch intern mitwirken und Anstöße geben“, erläutert Guizetti.

Eine kurze Rundmail des Chefs oder der Chefin, man müsse Personal einsparen oder bis in zwei Jahren müssen wir die digitale E-Akte einführen und halte die Mitarbeiter auf dem laufenden genügt ihrer Ansicht nach nicht. „Das löst bei den Mitarbeitern unterschiedliche Ängste aus, etwa ob der eigene Arbeitsplatz dadurch gefährdet ist oder bisherige Akten dann nicht mehr zugänglich sind, obwohl man sie noch braucht. „Eine gelingende Kommunikation fragt immer danach, wen man eigentlich alles miteinbinden muss, etwa wenn ein Schulfest ansteht und gleichzeitig die Schulparkplätze renoviert werden und es zu wenige Parkplätze vor Ort für die Eltern gibt“, betont Guizetti.

Es gibt viele Instrumente, die genutzt werden können: die Mitarbeiterzeitschrift, ein hausinterner Newsletter, ein Schwarzes Brett, Poster, Plakate und Flyer, Workshops, Amts- und Teambesprechungen. Außerdem Betriebsfeste und Ausflüge, Treffen für neue Mitarbeiter, Personal- und Betriebsversammlung, digitale Instrumente wie Intranet, Rundmail, Newsletter, Videobotschaft, Online-Meetings, Chat oder auch Online-Fortbildungen

„Wir haben in Tübingen beispielsweise supergute Erfahrungen mit unserem Hausnewsletter gemacht, zumal der in etwas lockererer Sprache geschrieben ist“, sagt Guizetti..

Fehler können passieren, wenn es einen „Info-Overkill“ gibt oder Informationen unvollständig oder zu spät kommen, die Multiplikatoren vergessen wurden „oder wenn die Führungskräfte selbst die vorhandenen Instrumente nicht nutzen“.

In jeder Abteilung gibt es einen Beauftragten für die Digitalisierung

Auch oder gerade bei ämterübergreifenden Zukunftsthemen wie beispielsweise der Digitalisierung ist die interne Kommunikation ein zentraler Bestandteil des Prozesses, betont Guizetti. „Da müssen Strategien entwickelt, Projekte geplant und umgesetzt werden“, betont die Pressesprecherin. Im Tübinger Landratsamt gebe es dazu in jeder Abteilung einen Beauftragten dazu.

„Machen Sie also erstmal eine Inventur und überlegen, welche Instrumente man schon hat und wie man diese dann gezielt einsetzen kann“, empfiehlt die Pressesprecherin.

Wichtiger Beitrag zur Identifikation mit dem Arbeitgeber

Martina Guizetti leitet seit zehn Jahren den Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit beim Landratsamt Tübingen. Zusätzlich ist sie persönliche Referentin des Landrats. Ihr Credo: Für eine gute Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung der Behörde braucht es Mitarbeitende, die sich „mitgenommen“ fühlen. Interne Kommunikation kann deshalb auch einen wertvollen Beitrag zur Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Arbeitgeber leisten.