Beim Mitarbeitergespräch gemeinsam Ziele und Entwicklungen festlegen

FREIBURG. Das Jahresmitarbeitergespräch ist ein wichtiges Instrument der Personalführung und sollte professionell vorbereitet und strukturiert sein, empfehlen Experten. Wichtig sei zunächst, dass schon der Rahmen für ein solches Gespräch stimmt.

„Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich und schütteln Sie ihm die Hand. Setzen Sie sich nicht gegenüber, sondern Ecke an Ecke oder an einen runden Tisch“, heißt es etwa auf dem Online-Portal Personal-Wissen.de, wo es um Personalmanagement und Arbeitsrecht geht. Außerdem empfehlen die dortigen Experten, dass man etwas zum Trinken auf den Tisch stellen und Blickkontakt haben sollte.

Rechtzeitig vorher einen Fragenkatalog geben

„Der Mitarbeiter kann unterstützt werden, indem ihm rechtzeitig vor dem Gesprächstermin ein Fragenkatalog zur Vorbereitung auf das Jahresgespräch zur Verfügung gestellt wird“, schreiben die Personalexperten von Haufe.

Sind alle Vorbereitungen und Eingangshürden überwunden, sollten im Gespräch die wichtigsten Aspekte der übergreifenden Personalführung zusammenhängend mit dem Mitarbeiter besprochen werden. Dabei sollte das gemeinsame Gespräch keine Abrechnung mit der vergangenen Zeit werden, sondern den Blick nach vorne werfen, raten Personalfachkräfte.

„An Attraktivität und Glaubwürdigkeit verlieren nur diejenigen ‚Mitarbeiter-Jahresgespräche‘, die vergangenheitsorientierte Beurteilungsgespräche sind“, sagt etwa der Organisationsentwickler und Führungskräftetrainer Thomas Daigeler aus Freiburg. „Die Vergangenheitsorientierung führt nicht zur Innovation“, betont Daigeler. Mehr denn je brauche es seiner Ansicht nach „in dynamischen Zeiten des immerwährenden Change und der Ungewissheit“ zukunftsorientierte Feedbackgespräche, „in denen die Ziele permanent an die sich verändernde Umwelt angepasst werden“.

„In der Wissensgesellschaft braucht es Personalentwicklung“, sagt Daigeler. Dies sollte im Fokus moderner Jahresgespräche stehen. „Moderne Jahresgespräche sind Führungsinstrumente, also unterstützen sie die Führungskraft und dienen erst in zweiter Linie dem Personalwesen“, sagt der Führungskräftetrainer.

Das Personalwesen wiederum sollte seiner Ansicht nach darauf achten, „dass zwischen Führungskraft und Fachexperten ein vertraulicher Dialog auf Augenhöhe entlang eines offenen Gesprächsleitfadens geführt wird“. Dieser Dialog sollte am Ende Zielvereinbarungen enthalten, „die weniger harte Kennzahlen beschreiben, sondern mehr qualitative, innovative Zustände“, so Daigeler weiter.

Auch Gesundheitsthemen sollten besprochen werden

Außerdem sollten Personaler ihre Führungskräfte qualifizieren, auch Gesundheitsthemen, die beispielsweise durch Homeoffice, leerstehende Planstellen oder Stress entstanden sind, anzusprechen. Wichtig sei laut Daigeler zudem, dass sich der Mitarbeiter vorab schon überlegt, was er aus der Vergangenheit für die Zukunft lernt, wo er als Fachexperte hinmöchte und welche fachliche und persönliche Weiterentwicklung er mit seiner Führungskraft besprechen möchte.

„Beide Seiten sollten überlegen, was sie aus dem vergangenen Jahr für die Zukunft lernen und – ausgehend von der Wertschöpfung für die Kunden – zukünftige Entwicklungen und Ziele aus Sicht des Fachexperten und des Generalisten absprechen“, empfiehlt der Organisationsentwickler.

Ist das Zielvereinbarungsgespräch bereits fester Bestandteil und in der Regelkommunikation des Unternehmens auch verankert, ergibt sich laut Haufe der Vorteil, „dass sich die Vorgesetzten regelmäßig, zu unterschiedlichen Zeitpunkten und zu verschiedenen Gesprächsanlässen mit ihren Mitarbeitern auseinandersetzen. „Durch den regelmäßigen Kontakt wird das Vertrauensverhältnis zwischen dem Vorgesetzten und den Mitarbeitern intensiviert, die Kommunikation erleichtert sowie das Betriebsklima verbessert“, heißt es dort weiter.

Und unterschätzen sollte man auf keinen Fall die Länge des Gesprächs: In der Praxis dauere dies mindestens 1,5 bis zwei Stunden!