Digitale Assistenten können Mentalstress verringern

STUTTGART. Künstliche Intelligenz im Büroalltag kann mehr sein als ein simples Effizienz-Tool. Besonders zur Reduzierung von mentalem Stress bietet KI wertvolle Unterstützung, erklärt Anja Enderle, Expertin für digitale Kommunikation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart.

Der Kern des Problems liegt im sogenannten „Mental Load“, wie sie es ausdrückt. Gemeint ist die unsichtbare Last, die durch ständige Organisation und Koordination entsteht. Besonders das Zusammenspiel der zwei Denksysteme im Gehirn, das schnelle, intuitive Denken einerseits (System 1) und das langsame, analytische Denken andererseits (System 2), ist dabei entscheidend. „Viele Routineaufgaben lassen sich durch KI auf das schnelle Denken verlagern, was mentale Kapazitäten für komplexere Aufgaben freisetzt“, so Enderle.

Terminpläne automatisiert erstellen lassen

Ein erster Tipp ist der Einsatz von KI für das E-Mail-Management. Oft sind es kleine Aufgaben wie das Umformulieren von Nachrichten, die viel Zeit und Energie kosten. Hier kann KI eingreifen und Standardantworten vorformulieren oder die Tonalität anpassen.

Zweitens bietet KI wertvolle Hilfe bei der Entscheidungsfindung, etwa durch das Zusammenfassen von Informationen. Enderle erläutert: “Gerade wenn es um komplexe Themen geht, kann die KI wesentliche Daten in einer Übersicht aufbereiten, so dass die Entscheidungsfindung schneller und weniger belastend erfolgt.“ Ob es sich um die Analyse von Verträgen oder das Prüfen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen handelt – KI hilft, den kognitiven Aufwand zu senken.

Ein dritter Tipp betrifft die Planung von Projekten und Meetings. Statt sich durch endlose Kalendereinträge zu kämpfen, kann KI automatisiert Terminpläne erstellen und dabei auch auf Präferenzen der Beteiligten eingehen. „Die KI erkennt Muster und schlägt optimale Zeitfenster vor, was die Koordination erheblich erleichtert“, betont Enderle.

Bei sensiblen Fragen sollten Experten das Ergebnis prüfen

Ein weiterer nützlicher Anwendungsbereich ist die Erstellung von personalisierten To-do-Listen. Die KI kann Aufgaben je nach Dringlichkeit priorisieren und erinnert an Deadlines. Das entlastet besonders das langsame, bewusste Denken, da weniger Zeit für das Planen und Priorisieren aufgewendet werden muss.

Zuletzt hilft KI bei der Informationssuche und Recherche. Statt mühsam durch verschiedene Quellen zu navigieren, kann die KI gezielte Antworten liefern oder Daten zusammenfassen. Enderle meint: „Hier zeigt sich das große Potenzial von KI – sie fungiert wie ein intelligenter Assistent, der die nötigen Informationen effizient bereitstellt.“

Dennoch warnt die Expertin vor blinder KI-Nutzung: „Besonders bei sensiblen Entscheidungen sollte die KI nur als Unterstützung dienen und das Ergebnis durch einen Experten überprüft werden.“