Mehr als 11 000 digitalisierte Akten in Schwäbisch Gmünd

München/Schwäbisch Gmünd. Anwendungsbeispiele zeigen, welche Chancen die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen für die öffentliche Verwaltung bietet: Sie schafft Flexibilität und Effizienzgewinne für die Behörden und die Bürger*innen erhalten leichteren Zugang zu Regierungsdiensten. Ein Blick nach Baden-Württemberg zeigt, wie die Digitalisierung in der Praxis für Stadt und Bürger*innen umgesetzt werden kann.

Das Amt für Zuwanderung der Stadt Schwäbisch Gmünd stieß bei wachsendem Arbeitsaufkommen an seine räumlichen Grenzen: 11 000 Aktenmappen lagerten in reparaturbedürftigen Aktenumlaufregalen und provisorischen Lagerflächen in den Büroräumen. Fallbearbeitung und Aktenmanagement kosteten viel Zeit.

Daher beauftragte die Stadt Iron Mountain, einen Spezialisten für die Archivierung und Digitalisierung von Unterlagen, für die Digitalisierung des Amtes. Zunächst wurde die Dokumentensammlung der Stadt in das Hochsicherheitsarchiv von Iron Mountain transportiert. Dort wurden die Akten gescannt und digitalisiert.

Die Datenschutzgesetze müssen berücksichtigt werden

Für eine erfolgreiche Umsetzung muss die spezifische Situation des öffentlichen Sektors bedacht werden: Neben einer Vielzahl an Unterlagen und Formaten müssen auch Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt werden. Heftklammern wurden entfernt, geknickte Seiten geglättet und gerissene Blätter zusammengeklebt.

Außerdem wurden handschriftliche Bemerkungen auf Post-it-Zetteln manuell gescannt und der Akte hinzugefügt sowie Reisepässe fotokopiert und vor dem Scannen in die Originalakte integriert. Während dieses Prozesses wurden aus 11 000 Akten über 1,1 Millionen Seiten datenschutzkonform digitalisiert und verschlüsselt in das Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung übertragen.

Nur Pässe und offizielle Dokumente wie Einbürgerungsurkunden werden in Schwäbisch Gmünd weiterhin in Papierform aufbewahrt. Gescannte Papierakten werden archiviert und nach der einjährigen Frist DSGVO-konform vernichtet.

Dank der Digitalisierung arbeiten die Mitarbeiter*innen des Amts nun effizienter und können standortungebunden auf die elektronischen Akten zugreifen. Anstatt zeitintensiv scannen zu müssen, können Asylanträge oder Wohnsitzmeldungen einfach digital versandt werden. Zugleich werden Unterlagen nicht mehr verlegt oder falsch abgelegt.

Durch den Wegfall der platzintensiven Umlaufregale, kann die Stadt drei zusätzliche Arbeitsplätze einrichten. Christian Dolle, Projektleiter der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd fasst es so zusammen: „Jetzt greifen unsere Mitarbeiter sofort von ihren Desktops aus auf die digitalen Akten zu und sparen so Zeit und Arbeitskraft. Wir sind in der Lage, auf Anfragen viel schneller zu reagieren. Außerdem profitieren wir jetzt von der höheren Produktivität digitaler Prozesse und der einfacheren Zusammenarbeit. Die Iron Mountain Lösung war kostengünstiger als die Beschaffung neuer Aktenumlaufregale und die Einrichtung zusätzlicher Arbeitsplätze.“

Positiver Einfluss der Digitalisierung im öffentlichen Sektor

Praxisbeispiele wie das Projekt mit der Stadt Schwäbisch Gmünd zeigen, welchen positiven Einfluss die Digitalisierung im öffentlichen Sektor hat, wenn man den ersten Schritt in Richtung der Transformation geht. Hier kann ein Dienstleister im Bereich der Digitalisierung ein wichtiger Treiber bei der Planung und Umsetzung der digitalen Behörde sein.

Die zahlreichen Gegebenheiten im öffentlichen Dienst erfordern fundiertes Wissen und praktische Erfahrung, um einen nahtlosen Übergang hin zu einer effizienten, digitalen Behörde zu gewährleisten.

Als erfahrener Partner bietet Iron Mountain seinen Kund:innen maßgeschneiderte Lösungen zu ihrem Bedarf. Das Unternehmen hat bereits zahlreiche Projekte mit öffentlichen Trägern, sowohl in Deutschland aber auch international, umgesetzt.