Demografischer Wandel: Wie man Wissen in einer Behörde weitergeben kann

KEHL. Einen erheblichen Einfluss darauf, wie in Zukunft in einer Organisation gearbeitet werden kann, hat die Weitergabe und der Erhalt von Fach- und Erfahrungswissen, vor allem in Anbetracht des demografischen Wandels. Da die ältere Belegschaft sich im Laufe ihrer Karriere viel Wissen und Erfahrung aneignen konnte, wird im Hinblick auf den demografischen Wandel deutlich, mit welchem potenziellen Wissensverlust die Organisationen in den nächsten Jahren zu rechnen haben.

Am Beispiel einer Zentralen Universitätsverwaltung sollte exemplarisch analysiert werden, welche Möglichkeiten und Grenzen im Hinblick auf die Weitergabe und Sicherung von Wissen bestehen. Da der Verlauf des Wissenstransfers durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst werden kann, liegt ein Augenmerk auch auf mögliche Einflussfaktoren. Das Ziel dieser Bachelorarbeit war es, auf Grundlage der theoretischen Kenntnisse, mittels Recherchen sowie empirischer Untersuchung der Zentralen Universitätsverwaltung Handlungsempfehlungen für einen wirksamen Wissenstransfer an die Hand zu geben, um den Austausch und die Sicherung von Wissen vor dem Hintergrund des demografischen Wandels zu gewährleisten. 

Experteninterviews zum Thema Wissenserhalt

Zunächst wurden begriffliche Grundlagen zum Thema Wissensmanagement geschaffen, um anschließend den Begriff „Wissenstransfer“ als Bestandteil des Wissensmanagements im Gesamtkontext dieser Bachelorarbeit besser einordnen und verstehen zu können. Anschließend wurden ausgewählte Einflussfaktoren den Kategorien Technik, Organisation und Mensch zugeordnet und näher vorgestellt. Die Ausarbeitung der theoretischen Grundlagen stellte zugleich den Rahmen für den Praxisbezug her und war für die Erstellung und Auswertung der halbstrukturierten Leitfadeninterviews sehr hilfreich.

Um dem Aspekt „demografischer Wandel“ Rechnung zu tragen, wurden zehn Mitarbeitende verschiedener Altersgruppen sowie ein externer Experte, für den Erhalt einer fachlichen und praxisnahen Expertise, interviewt. Als Einflussfaktoren in den Kategorien Technik, Organisation und Mensch wurde unter anderem die hohe Fluktuation, die fehlende Überlappung von ausscheidender Person und Nachfolge, Überlastung und Zeitmangel, die fehlende Vorbildfunktion von Führungskräften, fehlende Möglichkeiten eines natürlichen Zusammentreffens sowie die Angst vor Machtverlust, Scheu vor Aufwand und fehlendem Vertrauen genannt. Ein wichtiger Einflussfaktor auf die Bereitschaft des Wissenstransfers sei vor allem die Wertschätzung seitens Führungskräfte und Mitarbeitende. Vorzugsweise wird das Wissen persönlich aufgenommen und weitergegeben.

Checklisten wurden als hilfreich angesehen

Die Dokumentation von Wissen mittels Checklisten, Leitfäden und Protokollen wurde als hilfreich angesehen. Weniger geeignet seien Tools wie Wikis oder Blogs. Der Experte empfiehlt frühzeitig zu versuchen, das Wissen zu sichern. Er nannte das Stichwort „Risikoanalyse“. Dabei geht es um die Klärung, bei welchem Mitarbeitenden im Falle eines plötzlichen Wegfalls viel Wissen, was konzentriert in dessen Kopf vorhanden ist, gesichert werden muss.

Die Handlungsempfehlungen wurden in drei Bereiche aufgeteilt. In dem Bereich „Verankerung in der Organisation“ wurden grundlegende Empfehlungen wie die Gewinnung von Mitarbeitern als Mitgestalter, die aktive Beteiligung der Führungsebene oder dem Schaffen von Freiräumen und einer kommunikativen Atmosphäre benannt und mit Anleitungen / Beispielen belegt. Unter der Kategorie „Vorausschauende Planung“ wurde ein Excel-Tool als Frühwarnsystem vorgestellt. Das Frühwarnsystem stellt eine Übersicht über die aktuelle Altersstruktur und den voraussichtlichen Renteneintritten der Mitarbeitenden dar. Es ermöglicht, altersbedingte Abgänge im Überblick zu behalten und gibt Antwort auf die Frage, wann und wo mit einem Wissensverlust zu rechnen ist.

Verschiedene Tools

Unter „Transparente und ganzheitliche Ansätze“ wurden Tools vorgestellt, welche kontinuierlich im Berufsalltag als auch kurz vor dem Ausscheiden angewendet werden können. Hierfür eignen sich laut empirischer Untersuchung vor allem moderierte Transfergespräche sowie eine Checkliste die es ermöglicht, kurz und übersichtlich das wichtigste Wissen über einzelne Tätigkeiten zu erfassen. Diese hilft sodann bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden und kann genutzt werden, um einheitliche Standards abzuleiten.

Die Ergebnisse zeigen, dass es nicht DIE Lösung für den Austausch und die Sicherung von Wissen gibt. Bei der Betrachtung der Untersuchungsergebnisse ist festzustellen, dass für den Erfolg von Wissenstransfer jene Einflussfaktoren eine entscheidende Rolle spielen, welche die Organisation und den Menschen selbst betreffen und weniger den Bereich Technik. Dennoch ist bei der Auswahl von Wissenstransferinstrumenten darauf zu achten, dass sowohl Möglichkeiten zum persönlichen Austausch als auch geeignete technische Möglichkeiten zur Auswahl stehen.

Wissenstransfermaßnahmen sind jedoch nicht nur aufgrund der eingangs erläuterten Entwicklung von Bedeutung, sondern wirken sich auch positiv auf andere Bereiche der Personalentwicklung aus. Durch die erfahrene Wertschätzung der Mitarbeiter und deren Wissen steigt die Motivation, welche sich wiederum auf die Bindung zum Arbeitgeber auswirken kann. Der richtige Umgang mit Wissen kann sich zudem auf die Arbeitgeberattraktivität und damit auf die Personalgewinnung auswirken, so der Experte im Interview. Durch die Aufbereitung von Wissen entsteht mehr Transparenz von Aufgaben und Funktionen, welches sich positiv auf die Organisationsentwicklung auswirken kann. Die eingangs erläuterte Not des Austauschs und der Sicherung von Wissen kann somit zur Tugend gemacht werden und ferner als Ansatz und Chance für eine wettbewerbs- und handlungsfähige, lernende und fördernde Organisation genutzt werden.