Gutscheine statt Geld – so bleibt mehr netto

Stuttgart. Die Stuggi-Card – mit ihr kann in jeder Tankstelle der Landeshauptstadt getankt, das Porsche-Museum besucht oder bei der örtlichen Gastronomie gespeist werden. Trotz der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten gilt die Karte als Sachbezug. Zahlreiche Anbieter wenden sich mit derartigen Gutschein-Angeboten an Arbeitgeber, die damit ihren Beschäftigten steuerfrei einen Zuschuss geben können.

Die Stuggi Card ist ein Gutscheinangebot des Benefit-Dienstleisters „Regional Hero“, der seinen Sitz in Berlin hat. Mit Konstrukten wie der Stuggi-Card kann man zugleich regionale Verbundenheit demonstrieren. „Wir wollen einen Beitrag zu einem nachhaltigen Stadtleben leisten“, erklärt Pascal Schreiber, Mitgründer von “Regional Hero“.

Sachzuwendungen statt Gehaltserhöhung

Der Hintergrund: Sachzuwendungen an die eigenen Angestellten sind unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialabgabenfrei. Deswegen kann es für Betriebe attraktiv sein, anstelle einer Gehaltserhöhung, die sofort mit zusätzlichen Abzügen auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite verbunden ist, eine Sachzuwendung auf den Weg zu bringen.

Wichtig sind hier vor allen Dingen die 50-Euro-Freigrenze und die 60-Euro-Regel. Darauf weist Steuerberaterin Manuela Hartmann aus dem hessischen Gelnhausen hin, die Arbeitgeber ermutigt, diese Möglichkeiten zu nutzen.

Bei der 50-Euro-Freigrenze  geht es darum, dass Arbeitgeber jedem Mitarbeiter bis zu einer Freigrenze von 50 Euro jeden Monat eine Sachzuwendung steuerfrei zukommen lassen. Seit 2023 liegt die Grenze bei 50 Euro, davor waren es 44 Euro.

„Der steuerfreie Sachbezug kann nur zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden“, erläutert Hartmann, eine Gehaltsumwandlung sei nicht möglich. „Und es handelt sich um eine monatliche Freigrenze“, so die Expertin. Werde diese auch nur ein wenig überschritten, müsse die Sachzuwendung komplett versteuert werden. „Die Übertragung auf andere Monate ist ebenfalls nicht möglich“, so Hartmann weiter.

Hinzu kommt die 60-Euro-Regel. Für besondere Anlässe wie Geburtstage, Hochzeiten oder Jubiläen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zusätzlich Sachgeschenke im Wert von bis zu jeweils 60 Euro steuerfrei überreichen.

Gutscheine gelten als unkomplizierte und auch aus Arbeitnehmersicht reizvolle Variante von Sachzuwendungen. „Anfang 2022 wurden zwar die Anforderungen an Gutscheine erhöht, damit diese als Sachzuwendungen gelten, doch wer dies beachtet, kann weiterhin problemlos diese Variante nutzen“, sagt die Steuerberaterin.

Wichtig ist bezüglich der Gutscheine insbesondere, dass ein Bargeldbezug ausgeschlossen ist. Eine Auszahlung von Restbeträgen darf also nicht erfolgen. Ferner müssen die Gutscheine bestimmten Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) genügen.

Gutscheine gelten nicht automatisch als Sachbezug

Damit Gutscheine als Sachbezug gelten, müssen sie entweder auf bestimmte Annahmestellen limitiert sein, etwa regional, wie die erwähnte Stuggi-Card, oder auf einzelne Geschäfte beziehungsweise Ketten, oder auf bestimmte Produktpaletten, etwa in Form einer Tankkarte oder Universal-Kinokarte, oder aber als Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken dienen. Hierzu zählen zum Beispiel Essensmarken.

Damit es mit dem Fiskus keine Probleme gibt, müssen bestimmte Aufzeichnungspflichten beachtet werden, erklärt Hartmann. „Grundsätzlich muss der Arbeitgeber alle Sachzuwendungen im Lohnkonto vermerken – auch dann, wenn sie steuerfrei bleiben“, so Hartmann.

„Gutscheine und Prepaid-Karten zählen zu den beliebtesten Mitarbeiter-Incentives“, sagt die Expertin. Denn selbst in Anbetracht der verschärften Regeln bleibt meist viel Entscheidungsspielraum für die Beschäftigten bei der Einlösung. Der Aufwand für Arbeitgeber lasse sich durch die Nutzung eines bereits bestehenden Gutschein-Systems in Grenzen halten – wofür aber in der Regel meist eine kleine Gebühr fällig werde. Zu den bekannteren Systemen zählen etwa Edenred, Sodexo und Givve.

Damit der Gutschein die gewünschte Bindungs- und Motivationswirkung bei den Beschäftigten entfaltet, ist Kommunikation wichtig. „Viele Karten lassen sich mit dem Logo des Arbeitgebers individualisieren“, so Hartmann. Ferner sollte man klar vermitteln, weshalb man die Gutscheine ausgibt, was damit möglich ist und wie man sie handhabt.

Belohnungen bis 10 000 Euro sind pauschal zu versteuern

Nicht steuerfrei, aber pauschal zu versteuern sind Sachzuwendungen bis zu einem Höchstbetrag von 10 000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. Das sieht Paragraf 37b Einkommensteuergesetz vor. Die Pauschalsteuer beträgt 30 Prozent auf die Zuwendungssumme. Zusätzlich fallen Sozialbeiträge, der Soli und eventuell Kirchensteuer an. Die Zuwendung muss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erfolgen. Es darf keine andere Pauschalierungsmöglichkeit greifen.