Mit eForms werden Vergabeverfahren ab Herbst digitaler

KÖLN. eForms sind elektronische Standardformulare, die auf einem einheitlichen EU-Datenaustauschstandard basieren und mit denen öffentliche Auftraggeber ihre Daten zu europaweiten Ausschreibungen bekannt machen. Ab dem 25.10.2023 müssen öffentliche Auftraggeber bei allen europaweiten Ausschreibungen die neuen elektronischen Standardformulare verwenden.

Die Einführung der eForms hat die EU-Kommission bereits 2019 mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 beschlossen. Die Einführung der eForms in Deutschland erfolgt durch den neuen Paragrafen 10a Vergabeordnung (VgV). Dieser regelt im Detail die Anforderungen bei der Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen sowie den einheitlichen Datenaustauschstandard der eForms im deutschen Vergaberecht. Die übrigen Vergabeverordnungen werden auf den neuen Paragrafen 10a VgV verweisen.

eForms werden aus 282 Datenfeldern kombiniert

Auf den ersten Blick wird sich für öffentliche Auftraggeber durch die Einführung der eForms nicht viel ändern. Bereits heute sind Vergabestellen zur elektronischen Vergabe verpflichtet, so dass diese ohnehin ihren Bekanntmachungstext elektronisch in die EU-Standardformulare über die Eingabemasken ihrer jeweiligen Vergabeplattformen einfügen. „Hinter den Kulissen“ werden die Bekanntmachungsdaten ab dem 25. Oktober 2023 jedoch in die vorgeschriebenen Datenfelder der eForms eingefüllt. Die eForms werden insgesamt 282 Datenfelder enthalten, gegliedert in 45 Kategorien, die in bis zu 40 verschiedenen Bekanntmachungsszenarien verwendet werden können.

Je nach Art und Stand des Vergabeverfahrens werden die Datenfelder sinnvoll kombiniert, verfügbar gemacht und vom öffentlichen Auftraggeber auf den bisher bekannten Vergabeplattformen mit den Bekanntmachungsdaten befüllt.

Angaben zu strategischen Aspekten verpflichtend

Neu wird für die Vergabestellen sein, dass sie nun auch Angaben zu strategischen Aspekten der Ausschreibung machen müssen. Hierzu gehören unter anderem umweltbezogene oder soziale Aspekte, wesentlichen Aspekte zu Zuschlagskriterien oder ob der öffentliche Auftraggeber im Beschaffungsvorgang auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oder Start-ups berücksichtigt.

Die EU-Kommission schafft mit Einführung der e-Forms einheitliche „Spielregeln“ für den Austausch von Bekanntmachungsdaten innerhalb der Europäischen Union. Anders als die papierbasierten EU-Standardmuster haben die digitalen eForms den Vorteil, dass die mit den Ausschreibungen verbundene Daten strukturiert, logisch und mit zeitlichem Bezug automatisch aufbereitet werden können. Die strukturierten Datensätze bieten Möglichkeit, diese Daten auszuwerten und Erkenntnisse aus einer Vielzahl von Ausschreibungen in zukünftigen Vergabeverfahren zu berücksichtigen und diese so in Zukunft effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten. Auch die Einbindung von künstlicher Intelligenz bei der Gestaltung von Vergabeverfahren ist denkbar.